я так понимаю что проблема в том -где провести слет (нужно интересное место) ,или в чем ? я не понимаю что так тяжело назначить место и время
-приезжайте гости дорогие туда то туда возьмите все необходимое для жизни в поле ,и все. Но тут проблема я вижу в другом, просто старейшинам слет такого дилетантского масштаба не интересен , надеюсь что я не прав,но выглядит ето как то так ,извините.